Brug Sharepoint til dokumentstyring og samarbejde
Hvad er Sharepoint?
Sharepoint er Microsofts webportal til dokumentstyring, arkivering, samarbejde mv. Sharepoint er integreret med Office og til dels med Navision 2009 og findes i flere udgaver, bl.a. en der er gratis.
Når Sharepoint er installeret, kan man med nogle få museklik oprette websteder & dokumentbiblioteker og gå i gang med at gemme dokumenter. Hvis man ikke kan finde et dokument, kan man bruge den indbyggede søgefunktion til at finde det. Og hvis man er involveret i et projekt og har brug for et sted til at gemme dokumenter, mødereferater, kalender mv, kan man på 1 minut oprette et projekt-websted med den nødvendige funktionalitet.
Som antydet indeholder Sharepoint et væld af funktionalitet, som mange virksomheder kan udnytte. Hvis man har specielle behov som ikke umiddelbart kan upfyldes, er det let at udvide Sharepoint med programming. Det er bla. her Balance kommer ind i billedet.
Hvad kan Balance tilbyde?
Rådgivning og kurser
Når en virksomhed overvejer Sharepoint, er det vigtigt at få afklaret, hvordan den kan forbedre sine forretningsgange vha. Sharepoint. Det er også vigtigt at få afklaret, hvilken version af Sharepoint virksomheden har brug for, og om man har brug for en løsning der ligger ud over Sharepoint standardfunktionalitet.
For den almindelige bruger er det ganske intuitivt at bruge Sharepoint. For adminstratorer og superbrugere er Sharepoint verdenen noget vanskeligere at komme i gang med. Brugerkurser er derfor ofte en nødvendighed.
Installation og konfiguration
Installation og konfiguration af Sharepoint er en specialistopgave. Konfigurationen er alene pga. af de mange indstillinger en forholdsvis omfattende affære. Desuden skal der tages backups, og webstedet skal sikres imod misbrug.
Programmering
WEBDELE. Data fra Navision eller andre databaser kan vises i webdele. Balance har udviklet en generisk webdel, som kan vise alle slags data i listeform. Opsætning af webdelen bestemmer, hvilke data der vises. Hvis data ønskes vist på speciel vis, kan der laves en webdel til formålet.
Webdele kan også bruges til at registrere data. Hvis data skal gemmes i Navision, sker lagringen bedst ved at bruge en webservice i Navision. Derved kan Navisions programkode bruges til at foretage lagringen.
DOKUMENTSTYRING OG -MANIPULATION. Sharepoint er nærmest skabt til dokumentstyring. Ud over versionsstyring og styring af workflow - fx i forbindelse med review og godkendelse af dokumenter - kan man i SharePoint tilknytte metadata til dokumenter. Hvis der er tale om et kvalitetsdokument, kan metadata fx være dokument-nr, version, standard-referencer, ansvarlig mv (se figuren nedenfor)
Balance har lavet en SharePoint udvidelse, som automatisk indsætter metadata i selve dokumentet. Dokumentet holdes derved opdateret med alle ønskede metadata. Indsættelsen af metadata sker via en eventhandler, der kaldes når dokumentet gemmes.
Åbn billedet i stort format.
SPECIELLE FELTER. I Sharepoint lister/biblioteker kan man tilføje felter efter behov. Man er dog henvist til de indbyggede felttyper, hvor data enten skal indtastes eller vælges fra data, der i forvejen findes i SharePoint. Hvis man fx ønsker at tilknytte et dokument til en ordre fra Navision og vil vælge ordrer direkte fra Navision, skal man bruge specielle programmerbar felttype.
|
